Odprawa pośmiertna. Czy Twoja firma jest na to przygotowana?

Śmierć pracownika to przede wszystkim trudne wydarzenie dla jego bliskich i współpracowników. Dla pracodawcy oznacza również konieczność sprawnego wykonania obowiązków kadrowych, ustalenia należnych świadczeń oraz prawidłowego rozliczenia odprawy pośmiertnej. Warto przygotować procedurę wcześniej — niezależnie od wielkości firmy działającej w Toruniu lub województwie kujawsko-pomorskim.

Odprawa pośmiertna jest świadczeniem wynikającym z Kodeksu pracy. Nie należy jej utożsamiać z zaległym wynagrodzeniem, ekwiwalentem za urlop, zasiłkiem pogrzebowym ani świadczeniem wypłacanym z ubezpieczenia na życie.

Kiedy pracodawca musi wypłacić odprawę pośmiertną?

Odprawa pośmiertna przysługuje rodzinie, jeżeli pracownik zmarł:

w czasie trwania stosunku pracy, albo
po rozwiązaniu stosunku pracy, ale w okresie pobierania zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby.^[1]

Co do zasady prawo do odprawy nie zależy od przyczyny śmierci. Może ona nastąpić w pracy, w domu, w wyniku choroby albo wypadku niezwiązanego z zatrudnieniem. Ustalenie wypadku przy pracy może prowadzić do przyznania dodatkowych świadczeń, ale nie jest warunkiem powstania prawa do odprawy pośmiertnej.

Ważne: odprawa pośmiertna dotyczy osoby pozostającej w stosunku pracy. Śmierć zleceniobiorcy, wykonawcy B2B albo członka zarządu powołanego wyłącznie uchwałą nie powoduje automatycznie powstania takiego obowiązku. W takich przypadkach decydują postanowienia umowy, polisy lub innych obowiązujących regulacji.

Co dzieje się ze stosunkiem pracy po śmierci pracownika?

Z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa.^[2] Nie składa się wypowiedzenia i nie zawiera porozumienia rozwiązującego umowę. Pracodawca powinien natomiast zamknąć dokumentację kadrową i rozliczyć wszystkie należności.

Po otrzymaniu wiarygodnej informacji o śmierci pracownika warto:

potwierdzić datę śmierci na podstawie odpowiedniego dokumentu,
przygotować świadectwo pracy i rozliczyć dokumentację pracowniczą,
ustalić zaległe wynagrodzenie, ekwiwalent za niewykorzystany urlop i inne prawa majątkowe,
ustalić osoby uprawnione do odprawy pośmiertnej,
obliczyć staż pracy i podstawę odprawy,
sprawdzić zawarte przez pracodawcę ubezpieczenie na życie,
udokumentować sposób obliczenia i podziału świadczeń.

Ile wynosi odprawa pośmiertna?

Wysokość odprawy zależy od okresu zatrudnienia zmarłego pracownika u danego pracodawcy.^[3]

Staż pracy u danego pracodawcy	Łączna wysokość odprawy dla rodziny
Krócej niż 10 lat	Jednomiesięczne wynagrodzenie
Co najmniej 10 lat, ale krócej niż 15 lat	Trzymiesięczne wynagrodzenie
Co najmniej 15 lat	Sześciomiesięczne wynagrodzenie

Do okresu zatrudnienia mogą zostać zaliczone również wcześniejsze okresy pracy u poprzedniego pracodawcy, jeżeli do zmiany pracodawcy doszło na zasadach przejścia zakładu pracy albo następstwa prawnego. Nie sumuje się natomiast automatycznie wszystkich miejsc pracy z całej kariery zawodowej zmarłego.

Jak obliczyć podstawę odprawy?

Odprawę pośmiertną oblicza się według zasad stosowanych przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.^[5] Znaczenie mają więc nie tylko składniki określone w stałej miesięcznej wysokości, lecz także odpowiednio ustalone składniki zmienne.

Przy bardziej rozbudowanym systemie wynagrodzeń należy przeanalizować między innymi premie, prowizje, dodatki oraz okres, z którego powinny zostać przyjęte składniki zmienne. Nie każdy składnik wypłacony pracownikowi automatycznie zwiększa podstawę odprawy.

Przykład obliczenia

Pracownik był zatrudniony u pracodawcy przez 12 lat. Podstawa obliczeniowa odprawy wynosi 8 000 zł. Zgodnie z zasadą uzależniającą wysokość odprawy od stażu pracy odpowiednia kwota wynosi więc 24 000 zł, czyli trzykrotność miesięcznej podstawy.

Jeżeli do odprawy uprawnione są trzy osoby, każda z nich otrzyma po 8 000 zł. Jeżeli po zmarłym pracowniku pozostała tylko jedna osoba uprawniona, otrzyma ona połowę odprawy ustalonej na podstawie stażu pracy, czyli 12 000 zł.^[4]

Dlaczego jedna osoba otrzymuje tylko połowę odprawy?

Ograniczenie do połowy nie wynika z podziału spadku, sytuacji finansowej członka rodziny ani uznaniowej decyzji pracodawcy. Wynika ono bezpośrednio z art. 93 § 6 Kodeksu pracy. Przepis ten stanowi, że jeżeli po zmarłym pracowniku pozostał tylko jeden członek rodziny uprawniony do odprawy, przysługuje mu połowa odpowiedniej kwoty ustalonej na podstawie stażu pracy zmarłego.^[4]

Kodeks pracy przewiduje zatem dwie odrębne zasady:

jeżeli uprawnionych jest co najmniej dwóch członków rodziny — pełną kwotę odprawy dzieli się między nich w równych częściach,
jeżeli uprawniony jest tylko jeden członek rodziny — otrzymuje on połowę kwoty odpowiadającej stażowi pracy zmarłego.

To szczególna reguła ustawowa. Najpierw ustala się kwotę właściwą dla stażu pracy, czyli równowartość jednego, trzech albo sześciu miesięcznych wynagrodzeń. Następnie sprawdza się liczbę uprawnionych członków rodziny. Przy jednej osobie odpowiednią kwotę obniża się o połowę.

Przykładowo, przy podstawie wynoszącej 8 000 zł:

jedna osoba uprawniona przy stażu krótszym niż 10 lat otrzyma 4 000 zł,
jedna osoba uprawniona przy stażu od 10 do niespełna 15 lat otrzyma 12 000 zł,
jedna osoba uprawniona przy stażu wynoszącym co najmniej 15 lat otrzyma 24 000 zł.

Kodeks pracy nie podaje ekonomicznego uzasadnienia tej konstrukcji. Z punktu widzenia pracodawcy najważniejsze jest jednak to, że ograniczenie wynika wprost z obowiązującego przepisu i powinno zostać uwzględnione przy obliczaniu ustawowej odprawy. Przepisy wewnątrzzakładowe mogą przewidywać dla rodziny świadczenia korzystniejsze, ale należy odróżnić je od odprawy należnej na podstawie art. 93 Kodeksu pracy.

Komu przysługuje odprawa pośmiertna?

Krąg osób uprawnionych określa Kodeks pracy. Odprawa przysługuje:

małżonkowi zmarłego pracownika,
innym członkom rodziny, jeżeli spełniają warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej określone w przepisach emerytalno-rentowych.^[4]

Małżonek został wskazany w Kodeksie pracy odrębnie. W przypadku pozostałych członków rodziny trzeba sprawdzić spełnienie warunków dotyczących między innymi wieku, nauki, niezdolności do pracy albo pozostawania na utrzymaniu zmarłego.

Do uprawnionych mogą należeć w szczególności dzieci własne, dzieci drugiego małżonka, dzieci przysposobione, a w określonych sytuacjach także rodzice, wnuki, rodzeństwo lub inne dzieci przyjęte na wychowanie i utrzymanie. Każdy przypadek należy ocenić indywidualnie.

Partner życiowy nie jest automatycznie uprawniony do odprawy pośmiertnej. Samo prowadzenie wspólnego gospodarstwa domowego, wspólne zamieszkanie albo posiadanie wspólnego dziecka nie zastępuje małżeństwa ani warunków przewidzianych dla innych członków rodziny. Partner może natomiast otrzymać świadczenie z ubezpieczenia na życie, jeżeli został wskazany jako uposażony lub wynika to z warunków umowy.

Jak odprawa jest dzielona między członków rodziny?

Jeżeli uprawnionych jest kilka osób, odprawę dzieli się między nie w równych częściach. Nie stosuje się proporcji znanych z dziedziczenia i nie bada wysokości udziałów spadkowych.

Jeżeli do odprawy uprawniona jest tylko jedna osoba, przysługuje jej połowa kwoty wynikającej ze stażu pracy zmarłego. Jest to wyraźny wyjątek ustanowiony w art. 93 § 6 Kodeksu pracy, a nie rezultat dzielenia odprawy na hipotetyczne udziały.

Jeżeli nie ma żadnej osoby należącej do kręgu określonego w art. 93 Kodeksu pracy, odprawa pośmiertna nie staje się składnikiem spadku. Inaczej traktowane są zaległe prawa majątkowe ze stosunku pracy.

Odprawa to nie to samo co zaległe wynagrodzenie

Rodzaj należności	Najważniejsza zasada
Odprawa pośmiertna	Przysługuje osobom wskazanym w art. 93 Kodeksu pracy i zależy od stażu u pracodawcy.
Wynagrodzenie, ekwiwalent urlopowy i inne prawa majątkowe	Przechodzą w równych częściach na małżonka i osoby spełniające warunki do renty rodzinnej, a przy ich braku wchodzą do spadku.^[2]
Świadczenie z ubezpieczenia na życie	Jego wypłata zależy od zakresu ubezpieczenia, sumy ubezpieczenia, wskazania uposażonych i warunków umowy.
Świadczenia z ZUS	Są ustalane w odrębnym postępowaniu i nie zastępują automatycznie odprawy należnej od pracodawcy.

Czy ubezpieczenie na życie zwalnia pracodawcę z wypłaty odprawy?

W określonych warunkach ubezpieczenie może ograniczyć albo wyłączyć obowiązek wypłaty odprawy. Jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a świadczenie wypłacone przez ubezpieczyciela jest co najmniej równe należnej odprawie, odprawa od pracodawcy nie przysługuje. Gdy wypłata z ubezpieczenia jest niższa, pracodawca powinien pokryć różnicę.^[6]

Nie oznacza to jednak, że każda grupowa polisa zwalnia firmę z odpowiedzialności. Przed zastosowaniem tego przepisu trzeba sprawdzić:

czy to pracodawca ubezpieczył pracownika,
kto faktycznie finansował składkę,
czy ochrona obejmowała przyczynę śmierci,
komu przysługiwało świadczenie z polisy,
jaka kwota została rzeczywiście wypłacona,
czy wypłata może zostać porównana z odprawą należną konkretnej osobie.

Samo umożliwienie pracownikom przystąpienia do ubezpieczenia grupowego albo potrącanie składek finansowanych przez pracownika nie przesądza o zastosowaniu zwolnienia przewidzianego w art. 93 § 7 Kodeksu pracy.

Aktualna oferta grupowego ubezpieczenia na życie Generali

Aktualne grupowe ubezpieczenie na życie Generali może zostać przygotowane dla firmy zatrudniającej co najmniej trzy osoby. Zakres ochrony jest konfigurowany dla konkretnego pracodawcy i może obejmować życie oraz zdrowie pracowników, a w zależności od wybranego wariantu również możliwość przystąpienia członków ich rodzin.

Oferta pozwala dobrać ochronę z wykorzystaniem ponad 50 umów dodatkowych. Możliwe są między innymi świadczenia związane ze śmiercią ubezpieczonego, następstwami nieszczęśliwych wypadków, poważnymi zachorowaniami, pobytem w szpitalu i leczeniem specjalistycznym. Ostateczny zakres, sumy ubezpieczenia, wyłączenia oraz warunki wypłaty zależą od zawartej umowy i obowiązujących dokumentów ubezpieczeniowych.

Polisa powinna uzupełniać procedurę firmy, a nie ją zastępować. Przy wyborze sum ubezpieczenia warto uwzględnić poziom wynagrodzeń i staż pracowników. W firmie zatrudniającej osoby z co najmniej 15-letnim stażem odpowiednia kwota odprawy może odpowiadać sześciomiesięcznemu wynagrodzeniu. Jeżeli uprawniona jest tylko jedna osoba, ustawowa odprawa wynosi połowę tej kwoty.

Jakich dokumentów może potrzebować pracodawca?

Kodeks pracy nie wprowadza jednego urzędowego formularza wniosku o odprawę. Pracodawca musi jednak ustalić, czy osoba zgłaszająca roszczenie rzeczywiście należy do kręgu uprawnionych.

W zależności od sytuacji potrzebne mogą być:

dokument potwierdzający śmierć i jej datę,
akt małżeństwa albo dokument potwierdzający pokrewieństwo,
zaświadczenie o kontynuowaniu nauki,
dokumenty dotyczące niezdolności do pracy,
dokumenty potwierdzające spełnienie warunków wymaganych do renty rodzinnej,
oświadczenia i dane niezbędne do wypłaty świadczenia,
informacja ubezpieczyciela o wysokości wypłaconego świadczenia — jeżeli pracodawca zamierza zastosować art. 93 § 7 Kodeksu pracy.

Zakres żądanych dokumentów powinien być adekwatny do celu. Nie należy gromadzić danych, które nie są potrzebne do ustalenia prawa do świadczenia lub jego wysokości.

Kiedy należy wypłacić odprawę?

Prawo do odprawy powstaje w związku ze śmiercią pracownika. W praktyce wypłata może nastąpić dopiero po ustaleniu osób uprawnionych oraz zgromadzeniu dokumentów umożliwiających prawidłowe obliczenie i podział świadczenia.

Pracodawca nie powinien jednak bez uzasadnienia przeciągać postępowania. Po wyjaśnieniu wszystkich okoliczności odprawę należy wypłacić niezwłocznie. Wewnętrzna procedura, lista dokumentów i osoba odpowiedzialna za kontakt z rodziną znacznie ograniczają ryzyko opóźnień.

Odprawa pośmiertna korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych.^[7]

Najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców

przyjęcie, że odprawa należy się wyłącznie wtedy, gdy śmierć nastąpiła w pracy,
zaliczenie do stażu wszystkich poprzednich miejsc zatrudnienia pracownika,
wypłacenie całej odprawy jednej osobie, mimo że art. 93 § 6 Kodeksu pracy ogranicza świadczenie do połowy odpowiedniej kwoty,
uznanie partnera życiowego za osobę automatycznie uprawnioną,
pomylenie odprawy z zaległym wynagrodzeniem i prawami wchodzącymi do spadku,
pomniejszenie odprawy o dowolną wypłatę z grupowego ubezpieczenia bez sprawdzenia przesłanek ustawowych,
nieuwzględnienie zmiennych składników wynagrodzenia,
brak udokumentowanego sposobu ustalenia osób uprawnionych i podziału świadczenia.

Jak przygotować firmę na taką sytuację?

Procedura dotycząca śmierci pracownika nie musi być rozbudowana, ale powinna jasno określać odpowiedzialność działu kadr, płac, księgowości i osoby kontaktującej się z rodziną. Warto uwzględnić w niej:

sposób potwierdzania informacji o śmierci pracownika,
listę rozliczanych praw majątkowych i świadczeń,
zasady ustalania stażu oraz podstawy odprawy,
dokumenty służące potwierdzeniu uprawnień członków rodziny,
sposób weryfikacji ubezpieczenia grupowego,
wzór informacji przekazywanej rodzinie,
zasady ochrony danych osobowych i archiwizacji dokumentów,
uwzględnienie potencjalnego kosztu odpraw w planowaniu finansowym firmy.

Sprawdź, czy Twoja firma jest przygotowana

Pomagamy pracodawcom z Torunia i województwa kujawsko-pomorskiego uporządkować procedury pracownicze oraz dobrać aktualne grupowe ubezpieczenie na życie Generali. Przeanalizujemy strukturę zatrudnienia, potencjalną wysokość odpraw i zakres polisy — tak, aby rozwiązanie odpowiadało rzeczywistym potrzebom firmy i pracowników.

Telefon: 663 772 050

E-mail: kontakt@bezpiecznikmk.pl

Podstawy prawne

Art. 93 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. ↩
Art. 63¹ § 1 i § 2 Kodeksu pracy – wygaśnięcie stosunku pracy oraz przejście praw majątkowych ze stosunku pracy. ↩ ↩
Art. 93 § 2 i § 3 w związku z art. 36 § 1¹ Kodeksu pracy. ↩
Art. 93 § 4–6 Kodeksu pracy oraz art. 67–71 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Art. 93 § 5 nakazuje równy podział odprawy między wszystkich uprawnionych, natomiast art. 93 § 6 ogranicza świadczenie dla jedynego uprawnionego członka rodziny do połowy odpowiedniej kwoty ustalonej na podstawie stażu pracy. ↩ ↩ ↩
§ 2 ust. 1 pkt 8 i § 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. ↩
Art. 93 § 7 Kodeksu pracy. ↩
Art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. ↩

Stan prawny i produktowy: 19 sierpnia 2026 r. Część ubezpieczeniowa uwzględnia aktualną ofertę grupowego ubezpieczenia na życie Generali oraz aktualne dokumenty ubezpieczeniowe dla małych i średnich firm. Zakres ochrony, sumy ubezpieczenia, wyłączenia i wysokość świadczeń zależą od warunków zawartej umowy.

Potrzebujesz pomocy w tym temacie?

Skontaktuj się ze mną, chętnie odpowiem na Twoje pytania i przedstawię najlepsze rozwiązanie dla Ciebie lub Twojej firmy.

Napisz do mnie